1. Parties et rôles
Le partenaire est le responsable du traitement et Organisez est le sous-traitant. Les coordonnées du sous-traitant figurent à la fin du présent accord. Le présent accord s’applique pendant la durée des CGV.
2. Objet, nature et finalités
Organisez héberge et met à disposition un outil de gestion commerciale et événementielle. Il traite les données uniquement afin de créer, organiser, rechercher, partager avec les utilisateurs habilités, exporter et sécuriser les prospects, dossiers, projets, échanges, documents et automatisations du partenaire, suivant ses instructions documentées.
3. Données et personnes concernées
Les personnes concernées sont notamment les prospects, clients, invités, contacts, prestataires et collaborateurs du partenaire. Les données peuvent inclure l’identité, les coordonnées, les informations relatives à un événement, messages, documents, métadonnées techniques, ainsi qu’une photo de profil lorsque celle-ci est incluse dans une demande entrante.
3 bis. Pièces justificatives et documents sensibles
À l’instruction du partenaire et pour les seuls besoins d’un dossier, Organisez peut héberger des pièces justificatives telles qu’une pièce d’identité (carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour), un justificatif de domicile, une attestation d’assurance, un relevé d’identité bancaire ou un document équivalent. Le partenaire détermine les pièces réellement nécessaires, leur finalité, leur base légale, les personnes autorisées à y accéder et leur durée de conservation ; il en informe les personnes concernées.
Organisez traite ces pièces uniquement sur les instructions documentées du partenaire. Elles sont hébergées dans un espace Cloudflare R2 privé situé dans l’Union européenne, sans URL publique. L’accès est contrôlé, les actions de consultation, téléchargement et suppression sont journalisées, et les fichiers font l’objet de contrôles techniques à l’import avant leur mise à disposition.
La configuration standard du service ferme l’accès 30 jours après la fin de l’événement et programme la suppression au plus tard 45 jours après cette date. Un régime étendu ferme l’accès à 75 jours et programme la suppression au plus tard 90 jours après l’événement ; il nécessite une justification renseignée par le partenaire. Toute conservation au-delà de ces délais doit résulter d’une obligation légale, d’un litige ou d’une instruction documentée de conservation, avec accès restreint.
4. Demandes provenant de plateformes tierces
À l’instruction du partenaire, Organisez peut transformer une demande reçue depuis une plateforme tierce, telle que Mariages.net, en prospect ou dossier. La source est conservée à des fins de traçabilité. Le partenaire garantit qu’il est autorisé à traiter ces données, n’importe que les données nécessaires au suivi de la demande et informe les personnes concernées conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.
Une photo de profil issue de cette demande est limitée à l’identification visuelle dans l’espace du partenaire. Elle ne fait l’objet d’aucune reconnaissance ou catégorisation biométrique, ni de publicité ou de diffusion publique par Organisez.
5. Obligations d’Organisez
- traiter les données uniquement sur instruction documentée du partenaire ;
- garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données ;
- mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
- assister raisonnablement le partenaire pour les demandes de droits, la sécurité et les analyses d’impact ;
- informer le partenaire sans délai injustifié d’une violation de données dont il a connaissance ;
- mettre à disposition les informations nécessaires à la démonstration de conformité et permettre un audit raisonnable, sous réserve de sécurité et confidentialité.
6. Obligations du partenaire
Le partenaire détermine les finalités et moyens de ses traitements, recueille les autorisations nécessaires, informe les personnes concernées, gère leurs droits et s’assure de la licéité des données et instructions transmises à Organisez.
7. Sous-traitants ultérieurs
Organisez est autorisé à recourir à des prestataires techniques nécessaires au service, notamment pour l’hébergement, le stockage, l’envoi d’e-mails, les paiements et, lorsque le partenaire active la fonctionnalité concernée, les intégrations Google ou la signature électronique. Organisez impose à ces prestataires des obligations de protection des données au moins équivalentes. Le partenaire peut s’opposer pour un motif légitime à un changement substantiel notifié, auquel cas les parties rechercheront une solution.
8. Transferts et sécurité
Tout transfert hors de l’Espace économique européen est encadré par un mécanisme prévu par la réglementation applicable. Organisez met notamment en œuvre le contrôle des accès, l’authentification, la journalisation, le chiffrement en transit et des mesures de sauvegarde adaptées à la nature du service.
9. Fin de la prestation
À la fin du contrat, le partenaire exporte ses données avant la fermeture de son accès. Organisez supprime ou restitue les données selon les instructions du partenaire, sauf obligation légale de conservation. Les modalités et délais effectifs de suppression sont précisés dans la politique de confidentialité et les obligations légales applicables.
10. Contact
Entrepreneur individuel exploitant la marque Organisez
Forme juridique : Entrepreneur individuel
Adresse : 7 chemin de la Garenne, 31700 Cornebarrieu, France
SIRET : 843 017 419 00014
TVA intracommunautaire : FR78 843017419
Toute instruction ou question relative à ce DPA peut être adressée à organisezapp@gmail.com.