1. Qui sommes-nous ?
La présente politique de confidentialité s’applique au site et aux services proposés sous la marque Organisez.
Les coordonnées du responsable du traitement figurent à la fin de cette politique et dans les Mentions légales.
2. Données collectées
Selon votre utilisation de la plateforme, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :
- données d’identité et de contact : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone ;
- données de compte : identifiants de connexion, rôle utilisateur, organisation associée ;
- données saisies dans la plateforme : dossiers, réservations, tâches, documents, messages, notes, formulaires, informations clients ;
- données techniques : adresse IP, navigateur, système d’exploitation, journaux de connexion, dates et heures d’utilisation ;
- données issues d’intégrations tierces activées par l’utilisateur, notamment Google Calendar, lorsque cela est nécessaire au bon fonctionnement du service.
3. Finalités du traitement
Nous utilisons vos données personnelles pour :
- créer et gérer votre compte ;
- fournir les fonctionnalités de la plateforme ;
- gérer les dossiers, événements, réservations, documents et échanges ;
- améliorer l’expérience utilisateur et la qualité du service ;
- assurer la sécurité et prévenir les usages frauduleux ;
- répondre à vos demandes de support ;
- respecter nos obligations légales et réglementaires.
3 bis. Demandes reçues depuis une plateforme tierce
Lorsqu’un partenaire connecte ou transfère vers Organisez une demande reçue sur une plateforme tierce, par exemple Mariages.net, Organisez peut créer un prospect et un dossier à partir des données présentes dans cette demande : identité, coordonnées, projet ou événement envisagé, message, date, nombre d’invités, source de la demande et, lorsqu’elle est présente, photo de profil.
Pour ces données, le partenaire est responsable du traitement et Organisez agit comme sous-traitant, selon l’ accord relatif au traitement des données. Le partenaire s’assure de disposer d’une base légale pour traiter la demande et informe la personne concernée au plus tard lors du premier échange, lorsque cette information ne lui a pas déjà été fournie par la plateforme source.
La photo de profil est utilisée uniquement pour identifier visuellement le prospect dans l’espace du partenaire. Elle n’est ni analysée à des fins biométriques, ni utilisée pour de la publicité, ni rendue publique par Organisez.
4. Bases légales
Les traitements mis en œuvre reposent, selon les cas, sur l’une des bases légales suivantes :
- l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
- votre consentement, lorsque celui-ci est requis ;
- le respect d’une obligation légale ;
- notre intérêt légitime, notamment pour la sécurité, l’amélioration du service et la bonne gestion opérationnelle de la plateforme.
5. Google Calendar et intégrations tierces
Lorsque vous connectez un service tiers à Organisez, comme Google Calendar, nous accédons uniquement aux données nécessaires pour fournir les fonctionnalités demandées.
Dans le cas de Google Calendar, cela peut inclure :
- la lecture de la liste de vos agendas ;
- la création, la modification ou la suppression d’événements dans l’agenda sélectionné ;
- l’import de certaines indisponibilités ou événements nécessaires à la synchronisation.
Ces données ne sont pas utilisées à des fins publicitaires. Elles sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités de synchronisation et d’organisation que vous avez activées.
Lorsque des données sont obtenues via les API Google Workspace, notamment Google Calendar ou Gmail si vous connectez ces services, elles sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités demandées par l’utilisateur. Elles ne sont pas vendues et ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle ou de machine learning généralisés. L’utilisation des données brutes ou dérivées reçues via les API Google Workspace respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.
6. Destinataires des données
Vos données peuvent être accessibles, dans la limite strictement nécessaire, aux catégories suivantes :
- les personnes autorisées au sein de votre organisation ;
- les clients ou contacts avec lesquels vous choisissez d’interagir via la plateforme ;
- nos prestataires techniques d’hébergement, de stockage, de messagerie, d’authentification ou de maintenance ;
- les fournisseurs de services tiers que vous choisissez de connecter ;
- les autorités compétentes, lorsque la loi nous y oblige.
Organisez ne vend pas vos données personnelles.
Les principaux sous-traitants techniques sont Vercel (hébergement de l’application), Neon (base de données PostgreSQL), Cloudflare R2 (stockage de fichiers), Amazon Web Services SES (envoi d’e-mails), Stripe (paiements), ainsi que Smartlook et Google pour les services décrits dans la politique de cookies. Certaines intégrations ne sont utilisées que lorsque le partenaire les active, notamment Google Workspace ou la signature électronique.
6 bis. Rôles respectifs
Organisez est responsable de traitement pour la gestion de son site, de ses comptes partenaires, de sa facturation, de son assistance et de la sécurité de ses services. Chaque partenaire est responsable de traitement pour les données de ses prospects, clients et invités qu’il collecte ou importe dans l’outil. Organisez les traite alors exclusivement pour son compte et suivant ses instructions documentées.
6 ter. Pièces justificatives demandées dans un dossier
Selon les besoins liés à une réservation ou à un événement, un partenaire peut demander au client de déposer une pièce justificative : pièce d’identité (par exemple carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour), justificatif de domicile, attestation d’assurance, relevé d’identité bancaire ou document équivalent. Ces documents ne sont pas demandés par défaut par Organisez : le partenaire choisit les pièces nécessaires à son dossier.
Pour ces pièces, le partenaire est responsable du traitement. Il définit la finalité, la base légale, les destinataires et la durée de conservation, et informe la personne concernée. Organisez intervient comme sous-traitant pour héberger les pièces et les rendre accessibles aux seules personnes autorisées, conformément à l’accord relatif au traitement des données et aux instructions documentées du partenaire.
La finalité est limitée à la vérification, à la gestion et à la sécurisation de la réservation ou de l’événement concerné. Les pièces sont stockées dans un espace privé Cloudflare R2 situé dans l’Union européenne ; elles ne sont pas publiées par une URL publique. Leur consultation, téléchargement ou suppression est réservé aux utilisateurs autorisés et fait l’objet d’une journalisation technique.
Par défaut, l’accès à une pièce est fermé 30 jours après la fin de l’événement et sa suppression est programmée au plus tard 45 jours après cette date. Le partenaire peut choisir un régime étendu, avec une fermeture d’accès à 75 jours et une suppression au plus tard 90 jours après l’événement, uniquement en motivant ce besoin. Une conservation plus longue ne peut intervenir qu’en cas d’obligation légale, de litige ou de demande documentée de conservation, avec un accès restreint.
7. Durée de conservation
Les données personnelles sont conservées pendant une durée adaptée à la finalité du traitement, notamment :
- données de compte et de service : pendant la durée du compte, puis suppression ou anonymisation à sa clôture, sous réserve des obligations légales et des besoins de preuve ;
- données de prospects et demandes commerciales : selon les instructions du partenaire responsable de traitement ; à défaut, au plus tard trois ans après la collecte ou le dernier contact émanant du prospect ;
- données de facturation et pièces comptables : pendant la durée légale applicable ;
- preuve du consentement aux cookies : 180 jours, sauf nouveau choix exprimé avant cette échéance ;
- pendant les durées imposées par la loi lorsque des obligations légales, comptables ou probatoires existent ;
- pendant une durée limitée après suppression, lorsque cela est nécessaire pour la sécurité, la prévention de la fraude ou la défense de nos droits.
8. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.
Malgré nos efforts, aucun système n’est totalement invulnérable. Vous êtes également responsable de la confidentialité de vos identifiants et de l’utilisation de mots de passe robustes.
9. Vos droits
Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez disposer, selon votre situation, des droits suivants :
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit à l’effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition ;
- droit à la portabilité ;
- droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à organisezapp@gmail.com.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
10. Cookies et traceurs
Le site peut utiliser des cookies et autres traceurs nécessaires au bon fonctionnement du service, à la sécurité, à la mesure d’audience ou à l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Lorsqu’un consentement est requis, celui-ci est recueilli via le mécanisme approprié affiché sur le site.
11. Modifications
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité afin de refléter les évolutions du service, de la réglementation ou de nos pratiques.
La date de mise à jour figurant en haut de page sera modifiée en cas de changement.
12. Contact
Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
Responsable du traitement :
Entrepreneur individuel exploitant la marque Organisez
Forme juridique : Entrepreneur individuel
7 chemin de la Garenne, 31700 Cornebarrieu, France
SIRET : 843 017 419 00014
TVA intracommunautaire : FR78 843017419
organisezapp@gmail.com